Gestión global e integrada de proyectos – para empresas que viven en constante cambio

Las organizaciones que usan el módulo de Proyectos (cálculo de costos y facturación) pueden controlarlos mejor, aprovechando al máximo sus recursos y asegurándo el éxito de sus proyectos.

Muchas empresas tienen sus propios requerimientos a la hora de gestionar sus tareas o proyectos. Estos últimos pueden variar significativamente, desde los pequeños proyectos de ámbito interno hasta los contratos de gran volumen. Sin embargo, los Gerentes de proyectos siempre deben responder a las expectativas de los clientes y entregar a tiempo, intentando lograr simultáneamente el máximo beneficio y la optimización del flujo financiero.

El módulo de Proyectos de Unit4 ERP utiliza potentes herramientas de automatización para optimizar las tareas administrativas, al tiempo que ofrece a los directivos información detallada para la mejor visibilidad y control de los recursos, procesos y costos en toda la empresa. Desde la definición de cada proyecto y el cálculo de costos mediante el ingreso de tiempos por actividad y el uso de recursos, hasta la facturación, ofrece la flexibilidad necesaria para afrontar cualquier escenario apoyado por la potencia del resto de aplicaciones de Agresso (Workflow, Finanzas, Compras, Activos fijos, Pagos, etc). 

La ventaja de Unit4 ERP
El sistema ofrece a los Gerentes de proyectos una ventana única para realizar el seguimiento de un proyecto (Recursos, actividades, Horas, Costos, Gastos, Presupuestos, Plan de facturación, cartera de proyectos, etc.). Siendo un entorno muy amigable, no sólo ayuda a la ejecución diaria de los proyectos más importantes sino que ofrece a las empresas una mayor perspectiva sobre la efectividad global de un portafolio.

Qué hace por su negocio
Ofrecer importantes ahorros de costos y el máximo retorno de la inversión mediante la automatización de procesos administrativos mejorados.

Ofrecer facturación y recuperaciones de costos más rápidas mediante un registro de tiempos  con su proceso de aprobación y rutinas de facturación automáticas eficientes.

▪ Mejorar el acceso a la información esencial a través de sencillas herramientas de consulta y análisis

▪ Mejorar la disponibilidad de la información basada en una amplia gama de datos, derivados a su vez de una completa solución que integra todas las áreas de negocio

▪ Asegurar la entrega del proyecto a tiempo y con precisión, dentro del presupuesto y de acuerdo con las expectativas del cliente, con los mínimos costos internos

Principales funcionalidades

• Planificación de recursos
• Estructuras de reportes flexibles
• Modelos de precios
• Facturación automatizada
• Registro de actividades y tiempos
• Pantalla amigable de registro de tiempos
• Número ilimitado de actividades
• Rutina de facturación automatizada
• Modelos de precios flexibles
• Integración con otros módulos de UNIT4 Agresso

Mas Funcionalidades Automáticas

• Defina el Workflow de su empresa en la definicion y carga de datos de los proyectos.
• Determine la generación automática de alertas (para cualquier dato) para los empleados o directivos apropiados
• Ejecución de procesos automáticos y definidos por el usuario, mediante Action Overview
• Defina cualquier campo adicional en los maestros de datos (Proyectos, Recursos, etc) mediante Flexi-fields

Detalle de las Funcionalidades

Gestión de Proyectos
Los módulos de Proyectos están integrados con otros módulos de Unit4 ERP, con vínculos con compras, gastos, administración de contratos, pedidos de ventas y finanzas. Unit4 Business World On! ofrece funciones para llevar a cabo el proceso de negocio completo:

• Estimaciones de proyecto                      
• Presupuesto
• Planificac                                            
• Recursos
• Costos en tiempo, gastos y compras      
• Facturas, incluyendo el tiempo, el precio fijado y el producto 

Maestro de Proyectos
La definición del proyecto es muy flexible y pueden existir proyectos que pertenecen a otro proyecto principal.  Determinar sus fases, sus actividades, tiempos, recursos, etc.

Desde este mantenimiento es posible consultar todo lo relacionado con el proyecto como son:

• Horas trabajadas            
• Precios
                
• Recursos
                      
• Hitos          
• Costos
  
• Planes de facturación
      
• Presupuestos        
• La ejecución Pptal        
• O Cualquier otro atributo.

Partes de Trabajo
Los partes de trabajo de Unit4 Business World On! permiten la grabación de horas intuitiva, adecuada para que los empleados introduzcan sus propios partes de trabajo, o para la administración central.
Entre las características de los partes de trabajo están:

• Análisis total del tiempo por varias dimensiones (p.ej. proyecto / actividad / parte de trabajo)
• Distinción entre horas normales y horas extras
• Posibilidad de indicar cuándo se incurre en otros costos o tarifas de facturación
• Los períodos son definibles por el usuario, que pueden variar para distintos grupos de empleados
• Aprobación de tiempo, tal y como se defina con las normas flexibles de flujos de trabajo

 Gestión de Gastos
Los gastos individuales se pueden capturar a través del módulo gastos de proyectos o gastos de viaje.
Algunas de las características de este módulo son las siguientes:

• Tanto una persona como un grupo de personas pueden grabar los gastos
• Los gastos pueden grabarse a través de la opción web de Unit4 ERP.
• Existencia de flujos de trabajo automatizados para mejorar la eficiencia y flujos de información, que garantizan que los gastos relativos a los proyectos sean aprobados y facturados rápidamente.
• Permite la consulta rápida de los costos de los clientes con rapidez
• Consigue la optimización de la tesorería.
• Notificación retroactiva a los directores de las tareas de aprobación que tienen pendientes, que evita los retrasos y el descontento de los empleados

Facturación de Proyectos
El módulo de Facturación de Proyectos ofrece la posibilidad de automatizar el proceso de facturación, almacenando los precios de facturación, listas de precios.
Sus funcionalidades disponibles en la web y los flujos de trabajo apoyan las operaciones descentralizadas en organizaciones grandes y complejas.

Planificación de Recursos
El módulo de Planificación de Recursos de Unit4 ERP permite a la organización mantener un control exacto de quién hace cada cosa, cuándo, por qué y durante cuánto tiempo, para garantizar una fácil planificación que haga el mejor uso de los recursos disponibles.
Ofrece a los directores suficientes alertas sobre una futura infrautilización de los recursos o sobre la necesidad de contratar más personal temporal o fijo, permitiendo que los empleados sean contratados o cesados en el momento oportuno.

El módulo ha sido diseñado para la planificación de los recursos de las empresas y es el apoyo necesario para la planificación de proyectos.

Utilización de Recursos
El módulo Utilización de los recursos permite al usuario tomar los recursos seleccionados en Planificación de recursos. Esta función puede utilizarse en todos los sectores de negocio, desde industrias que tengan complejos sistemas de turnos de trabajo hasta los recursos individuales utilizados para necesidades de competencia específicas en proyectos o ubicaciones.

Este módulo está combinado con funciones de Recursos Humanos, como Competencias, Control de presencia y Administración de la formación.
El módulo Utilización de los Recursos proporciona amplias capacidades como son:

• Búsquedas múltiples en las personas disponibles con determinadas capacitaciones/competencias dentro de un período de tiempo especificado
• Cada recurso tiene un calendario personal, que les permite buscar fácilmente sus asignaciones
• También se proporciona un calendario para grupos de recursos, para ayudar a los directores de 
línea a controlar la utilización de los recursos

Estimaciones de proyectos
El módulo de Estimaciones y Seguimiento de Proyectos puede utilizarse para hacer las estimaciones de los proyectos, o como un paso previo al presupuesto. Entre sus características están:

Es posible crear estimaciones en cualquier nivel de la estructura del proyecto y para distintos elementos del mismo, como por ejemplo las horas, gastos, precios fijos, productos (desde Logística) y otros elementos


Cada elemento puede dividirse en niveles definidos por el usuario. Por ejemplo, en lugar de especificar recursos individuales, es posible especificar una disciplina o tipo de cualificación.

Los ingresos y costos pueden estimarse en la misma fila, de forma que es posible la actualización en línea del margen para cada fila y para el total estimado


Todas las estimaciones se basan en plantillas definidas por el usuario, para minimizar los datos necesarios

Las estimaciones pueden introducirse en los proyectos o en los borradores de proyectos,y es posible guardar cuantas versiones se quiera para cada proyecto


Los directores de proyecto pueden introducir y mantener las estimaciones desde la web usando las mismas plantillas que se crearon en el cliente de Unit4 Business World On!

Los directores de proyecto también pueden hacer el seguimiento de las estimaciones en web, comparando las cifras previstas con las reales hasta la fecha y actualizando el resto de la estimación