Cuestión empresarial

Gestionar los activos fijos de una organización durante todo el ciclo de vida, desde el momento de su adquisición, capitalización, depreciación, su utilización, mantenimiento y eliminación es la funcionalidad de Unit4 Business World On!.

En términos contables, hay que establecer su valor y depreciarlo con el tiempo, de acuerdo con las normas contables adoptadas (incluidas las normas contables USGAAP o las normas contables internacionales IFRS).

El sistema de activos fijos debe ser capaz de contemplar la auditoría de los activos, tanto en sus datos económicos como a su existencia física o gestión administrativa. La planificación requiere de información sobre los activos y los costos asociados a ellos.

Lo anterior es cierto tanto para artículos de fábrica, como equipos informáticos, muebles o edificios, etc. El mismo control es necesario para los proyectos de capital.

Los activos se compran, se mantienen, se utilizan, se revalorizan, se trasladan, se trazan, se contabilizan y posteriormente, se dan de baja o venden. 

Solución

Unit4 Business World On! dispone de un módulo para el tratamiento de Activos fijos. Este módulo abarca las Normas Contables financieras Internacionales IFRS para el activo y la gestión de los activos de la organización.

Características

• Número ilimitado de campos de análisis (relaciones) a definir por el usuario, que pueden estar asociados a activos o grupos de activos. Pueden usarse para guardar la ubicación, tipo de activo, el propietario, o responsable. Centro de costos, Segmentos, etc.
• Gracias a los Campos flexibles, el usuario puede definir las pantallas de grabación de datos de información complementaria del activo fijo. Esta información adicional puede incluir modelo de vehículo, marca, color y kilometraje para la gestión de la flota de vehículos; procesador, memoria y periféricos para llevar un registro del equipo informático; superficie, número de plantas, número de habitaciones y uso para un registro de propiedades, todos definidos por el usuario final de acuerdo con sus necesidades.
• Los activos pueden vincularse a otros registros de Agresso, como por ejemplo a los empleados que utilizan un determinado vehículo o equipo; a proyectos en los que esté en construcción un edificio, o al registro de propiedades donde se facture a los usuarios por el uso de los servicios.
• Excelentes herramientas de búsqueda de información, presentación de informes por cualquier campo del activo, incluidas las relaciones definidas por el usuario, mencionadas arriba. Por ejemplo, para crear un cuadro con los vehículos que necesitan revisión, etc.
• Actualización automática desde otros módulos relativos a los activos, como por ejemplo, el Libro Mayor, Cuentas de proveedores, Compras
• Múltiples métodos de Depreciación
• Múltiples libros de Depreciación simultáneos de ejecución. Por ejemplo, libro COLGAAP, libro IFRS y libro Fiscal, asociados a un solo activo.
• Permite trabajar con activos vinculados/compuestos
• Cálculo automático de la depreciación con generación de informes o con opciones de actualización, según los parámetros especificados por el usuario
• Permite trabajar con proyectos de capital (con los módulos de Proyectos, o simplemente mediante un atributo para Proyectos en el Libro Mayor), monitoreando el trabajo en progreso y permitiendo las capitalizaciones cuando proceda
• Las potentes herramientas de informes y consulta permiten mantener un control efectivo de los proyectos de capital y otros costos de los activos en relación al presupuesto, horas extraordinarias, etc.
• Las necesidades de análisis en las pantallas de las operaciones cambian de forma dinámica en función de los grupos de activo, que pueden tener distintas necesidades de datos
• Posibilidad de capturar valores estadísticos para reflejar los costos internos, como por ejemplo, el uso de la fotocopiadora
• Posibilidad de vincular documentos externos, como fotografías del activo, contratos de mantenimientos, dibujos y fichas técnicas, etc., de forma que se obtiene un completo registro del activo
• Posibilidad de interconectar con aplicaciones especializadas de terceros, mediante una funcionalidad estándar de interfaz, Entrada por Lotes (como por ejemplo, un sistema de Gestión inmobiliaria) que permite mantener los costos relevantes en las bases de datos de Activos fijos, al mismo tiempo que permite que los datos relevantes se obtengan de una sola fuente, esto es, de Unit4 Agresso.
• Permite el cálculo del efecto de la revalorización de los activos en su vida útil restante, todo esto mediante fórmulas definidas por el usuario.
• Es posible hacer el seguimiento y control de los activos a través de los módulos de Proyectos, con la posibilidad de crear partes de trabajo
• Herramienta de alertas que se ejecutan automáticamente con algún evento, por ejemplo enviar la lista de activos a cada responsable cuando le carguen un nuevo activo.
• 100% WEB

Beneficios

La posibilidad de trazar la ubicación de los activos físicos reduce el riesgo de pérdidas.

La depreciación y sus contabilizaciones automáticas eliminan la necesidad de cálculos manuales en diarios o en hojas de cálculo, de forma que el personal pueda dedicarse a tareas con mayor valor añadido.

Cumple con las normas contables Internacionales IFRS